Gyda chymorth Cronfa Her Economi Sylfaenol Llywodraeth Cymru, mae Cyngor Bro Morgannwg yn newid ei ddull caffael er lles yr economi sylfaenol.
Caffael ywâr dull a ddefnyddir gan unrhyw fudiad i brynu nwyddau, gwasanaethau neu waith o ffynhonnell allanol. Yn aml, maeân defnyddio proses o gyflwyno cynigion cystadleuol. Yn syml iawn hwn ywâr siopa y mae mudiad yn gwneud i gyflawni ei nodau ac amcanion.
Y Cyngor ywâr mudiad syân gwarioâr mwyaf o arian yn y Fro, yn gwario ÂŁ186 miliwn y flwyddyn. Mae staff y Cyngor oâr farn bod ganddynt gyfrifoldeb i warioâr arian hwnnw i sicrhau gwerth gorau iâr ardal, gan gynnwys sgiliau, iechyd, llesiant, buddion amgylcheddol a chyflogaeth.
Pan gafodd Cronfa Her Economi Sylfaenol Llywodraeth Cymru ei lansio, roedd y Cyngor wedi gweld cyfle i gryfhau ei arferion caffael er mwyn helpu diwalluâr amcanion hyn, gan gynnwys gwell cefnogaeth i BBaCh (busnesau bach a chanolig) a gydnabyddir eu bod yn âanadl einioes yr ardalâ.
Dyfarnwyd yr arian am brosiect a anelwyd at dyfu BBaCh lleol, ac i gynydduâr nifer oâr rheini syân darparu contractau ar ran y Cyngor. Roedd Maddy Sims, syân arwain gwaith economi sylfaenol y Cyngor, wedi sylweddoli y byddai hyn hefyd yn cynnwys newid y canfyddiadau diwerth hynny syân honni bod caffael y Cyngor yn broses caeĂ«dig, yn hytrach nag yn un agored.
Gan gydnabod bod deialog yn gwbl hanfodol, roedd y prosiect wedi canolbwyntio ar wrando ar fusnesau lleol, defnyddio data a cheisio âdynoliârâ broses o gynnig am gontractauâr Cyngor, fel bod mwy o FBaCh yn cael budd.
Yn aml nid oes gan FBaCh incwm cyson ar ddiwedd y mis. Oherwydd hyn, fel mae Maddy yn esbonio, maeân bwysig dileu rhwystrau iâr broses o wneud cynnig, gan na all fusnesau fforddio cynnig yn barhaus am gontractau nad ydynt yn cael eu gwireddu.
Wrth iâr Cyngor gynnal trafodaethau gyda BBaCh lleol sylweddolwyd bod llawer ohonynt yn wynebu anawsterau rhwystredig â ond anawsterau a oedd yn hawdd iâw datrys â a oedd yn eu hatal rhag ennill contractauâr Cyngor. Roedd llawer ohonynt heb glywed am GwerthwchiGymru (un o fentrau Llywodareath Cymru syân helpu BBaCh i weithioân llwyddiannus gydaâr sector cyhoeddus) tra bod eraill yn dioddef problemau bach a oedd, serch hynny, yn achosi digalondid â megis, er enghraifft, eu bod heb osod eu codau yn gywir.
Mae dull ragweithiol o adeiladu perthynas gyda busnesau lleol a gofyn y cwestiwn â beth allwn ni wneud iâch helpu chi i weithio gyda ni?â wedi bod yn ganolog wrth ddatrys y problemau hyn, yn hytrach na chymryd yn ganiatĂĄol y byddai BBaCh yn dod at y Cyngor am wybodaeth neu gyngor.
Maeâr Gronfa wedi galluogiâr Cyngor i ymgysylltu Ăą dros 1,000 o fusnesau ers Mehefin 2020 drwy ddigwyddiadau gyda Busnes Cymru, GwerthwchiGymru ac eraill i helpu pobl ddeall a datrys problemau tendro.
Mae dull newydd y Cyngor o gynnal sgyrsiau hefyd wedi llwyddo i gael gwared ar y ffactor âgwastraff amserâ aâr ymdeimlad o gael eu llethu y mae llawer o FBaCh yn wynebu pan yn tendro. Mae Maddy yn esbonio bod y ffactorau hyn nid yn unig yn golygu nad yw rhai BBaCh yn gwneud cynnig, ond hefyd yn rhuthro eu cynigion, gan eu gwneud yn llai tebygol o lwyddo.
Felly, er mwyn helpu annog a thawelu meddyliau BBaCh lleol, maeâr Cyngor yn cynhyrchu ffilmiau astudiaethau achos i arddangos rhai oâr busnesau lleol y mae wedi cydweithio Ăą nhw, gan gynnwys un a oedd, wedi iddo ennill hyder yn y broses dendro drwy ddarparu peiriannau gwerthu iâr Cyngor, wedi mynd yn ei flaen i ennill contract gwerth miliynau o bunnoedd gydaâr GIG.
Mae animeiddiad, syân gwneud y broses gaffael ymddangos yn haws ac yn fwy cyffrous, wediâi gomisiynu ac maeâr Cyngor hefyd wedi cynydduâr nifer o ymgyrchoedd postio syân cael eu hanfon at fusnesau, er mwyn codi ymwybyddiaeth oâr contractau sydd ar gael.
O ganlyniad iâr ymdrechion hyn mae 100 o fusnesau lleol newydd wedi cofrestru gyda GwerthwchiGymru, ac maeâr Cyngor wedi cymryd camau eraill i wneud ei gontractau yn fwy hygyrch i FBaCh, megis rhannu contractau mawr yn ddarnau llai, sef y math o gontract y mae BBaCh yn fwy cymwys i dendro amdanynt.
Roedd sgyrsiau gyda busnesau lleol nid yn unig wedi adnabod rhwystrau i dendro ac ennill contractau, ond hefyd wedi galluogiâr Cyngor ddeall yn well y gadwyn gyflewni leol aâr bylchau yn y farchnad. Maeâr dealltwriaeth hon yn hanfodol os ydyâr Cyngor am gefnogiâr ardal leol gydaâi gwaith caffael; er enghraifft, o bosib, trwy gyfrwng polisi cadwyn gyflenwi neu gaffael rhagweithiol, er mwyn helpu ysgogi gweithgaredd yn y mannau hynny lle maeâr gadwyn gyflenwiân wag.
Maeâr prosiect hefyd wedi helpu catalyddu ffyrdd newydd eraill o weithredu. Nid yw gwasanaeth caffael y Cyngor wediâi ganoli, ac mae caffael wediâi ddatganoli iâr gwahanol gyfarwyddiaethau. Ar hyn o bryd, nid oes unrhyw adrodd yn Èl canolog ynghylch faint oâr arian syân cael ei wario yn lleol, ac mae hyn yn ei gwneud hiân anodd mesur effaith llawn caffael y Cyngor ar FBaCh neuâr economi sylfaenol lleol yn gyffredinol. Yn yr achos hwn, diffyg data ywâr her. Mae prosiect y Gronfa Her wedi amlyguâr bwlch hwn, bwlch y maeâr Cyngor yn cydnabod fel cam cyntaf cadarnhaol yn y broses oâi oresgyn aâi unioni.
Pwynt pwysig yr hoffai Maddy gyfleu i eraill syân gwneud gwaith tebyg yw, yn syml, âcamwch iâw âsgidiau nhw (BBaCh) ac ystyriwch eu profiadauâ. Mae hiân esbonio, âmaeân golygu llawer o wrando, trafod ac yna darganfod os allwch newid eich prosesau er lles ein gilydd. Dylai unrhyw un sydd am gynnal y math yma o brosiect drafod gyda chymaint o bobl Ăą phosibâ.
Caffael yw prif wariant y Cyngor, ac mae Maddy oâr farn bod y Gronfa Her wir wedi amlygu grym posibl y gwariant hwnnw i roi budd iâr economi sylfaenol. Mae wedi cynnig cipolwg newydd iâr Cyngor ynghylch ble i fynd nesaf, gan ail-strwythuro ei wasanaeth caffael, ei safoni a mesur faint oâr arian syân cael ei wario yn lleol mewn ffordd fwy manwl.
Yn y pen draw, maeâr Cyngor am gefnogi BBaCh i gyflawni sgiliau, swyddi â ac, yn aml, buddion eraill syân gysylltiedig ag economi gref. Mae hefyd am roi mwy o hyder ac ymwybyddiaeth iâr comisiynwyr i wario gan gadwâr ardal leol, a gwerth am arian, mewn golwg.
Cafodd yr astudiaeth achos hon ei chrynhoi gan Cynnal Cymru – Sustain Wales er mwyncefnogi cymuned ymarfer o brosiectauâr Gronfa Her syân rhannu dysgu a chydweithio.