Cyngor Bro Morgannwg: Newid y fford o gaffael yn y sector cyhoeddus

Ym mis Mawrth 2020 derbyniodd Cyngor Bro Morgannwg grant gwerth £55,000 oddiwrth Llywodraeth Cymru er mwyn gwneud prosesau caffael y sector cyhoeddus yn fwy hygyrch i fusnesau bach a chanolig yr economi sylfaenol yn yr ardal. Roedd hyn wedi mynd i’r afael â rhai o’r rhwystrau allweddol sy’n eu hatal rhag ceisio am gontractau ac wedi darganfod ffyrdd o oresgyn y fath anawsterau.

Gyda chymorth Cronfa Her Economi Sylfaenol Llywodraeth Cymru, mae Cyngor Bro Morgannwg yn newid ei ddull caffael er lles yr economi sylfaenol.

Caffael yw’r dull a ddefnyddir gan unrhyw fudiad i brynu nwyddau, gwasanaethau neu waith o ffynhonnell allanol. Yn aml, mae’n defnyddio proses o gyflwyno cynigion cystadleuol. Yn syml iawn hwn yw’r siopa y mae mudiad yn gwneud i gyflawni ei nodau ac amcanion.

Y Cyngor yw’r mudiad sy’n gwario’r mwyaf o arian yn y Fro, yn gwario £186 miliwn y flwyddyn. Mae staff y Cyngor o’r farn bod ganddynt gyfrifoldeb i wario’r arian hwnnw i sicrhau gwerth gorau i’r ardal, gan gynnwys sgiliau, iechyd, llesiant, buddion amgylcheddol a chyflogaeth.

Pan gafodd Cronfa Her Economi Sylfaenol Llywodraeth Cymru ei lansio, roedd y Cyngor wedi gweld cyfle i gryfhau ei arferion caffael er mwyn helpu diwallu’r amcanion hyn, gan gynnwys gwell cefnogaeth i BBaCh (busnesau bach a chanolig) a gydnabyddir eu bod yn ‘anadl einioes yr ardal’.

Dyfarnwyd yr arian am brosiect a anelwyd at dyfu BBaCh lleol, ac i gynyddu’r nifer o’r rheini sy’n darparu contractau ar ran y Cyngor. Roedd Maddy Sims, sy’n arwain gwaith economi sylfaenol y Cyngor, wedi sylweddoli y byddai hyn hefyd yn cynnwys newid y canfyddiadau diwerth hynny sy’n honni bod caffael y Cyngor yn broses caeëdig, yn hytrach nag yn un agored.

Gan gydnabod bod deialog yn gwbl hanfodol, roedd y prosiect wedi canolbwyntio ar wrando ar fusnesau lleol, defnyddio data a cheisio ‘dynoli’r’ broses o gynnig am gontractau’r Cyngor, fel bod mwy o FBaCh yn cael budd.

Yn aml nid oes gan FBaCh incwm cyson ar ddiwedd y mis. Oherwydd hyn, fel mae Maddy yn esbonio, mae’n bwysig dileu rhwystrau i’r broses o wneud cynnig, gan na all fusnesau fforddio cynnig yn barhaus am gontractau nad ydynt yn cael eu gwireddu.

Wrth i’r Cyngor gynnal trafodaethau gyda BBaCh lleol sylweddolwyd bod llawer ohonynt yn wynebu anawsterau rhwystredig – ond anawsterau a oedd yn hawdd i’w datrys – a oedd yn eu hatal rhag ennill contractau’r Cyngor. Roedd llawer ohonynt heb glywed am GwerthwchiGymru (un o fentrau Llywodareath Cymru sy’n helpu BBaCh i weithio’n llwyddiannus gyda’r sector cyhoeddus) tra bod eraill yn dioddef problemau bach a oedd, serch hynny, yn achosi digalondid – megis, er enghraifft, eu bod heb osod eu codau yn gywir.

Mae dull ragweithiol o adeiladu perthynas gyda busnesau lleol a gofyn y cwestiwn ‘ beth allwn ni wneud i’ch helpu chi i weithio gyda ni?’ wedi bod yn ganolog wrth ddatrys y problemau hyn, yn hytrach na chymryd yn ganiatáol y byddai BBaCh yn dod at y Cyngor am wybodaeth neu gyngor.

Mae’r Gronfa wedi galluogi’r Cyngor i ymgysylltu â dros 1,000 o fusnesau ers Mehefin 2020 drwy ddigwyddiadau gyda Busnes Cymru, GwerthwchiGymru ac eraill i helpu pobl ddeall a datrys problemau tendro.

Mae dull newydd y Cyngor o gynnal sgyrsiau hefyd wedi llwyddo i gael gwared ar y ffactor ‘gwastraff amser’ a’r ymdeimlad o gael eu llethu y mae llawer o FBaCh yn wynebu pan yn tendro. Mae Maddy yn esbonio bod y ffactorau hyn nid yn unig yn golygu nad yw rhai BBaCh yn gwneud cynnig, ond hefyd yn rhuthro eu cynigion, gan eu gwneud yn llai tebygol o lwyddo.

Felly, er mwyn helpu annog a thawelu meddyliau BBaCh lleol, mae’r Cyngor yn cynhyrchu ffilmiau astudiaethau achos i arddangos rhai o’r busnesau lleol y mae wedi cydweithio â nhw, gan gynnwys un a oedd, wedi iddo ennill hyder yn y broses dendro drwy ddarparu peiriannau gwerthu i’r Cyngor, wedi mynd yn ei flaen i ennill contract gwerth miliynau o bunnoedd gyda’r GIG.

Mae animeiddiad, sy’n gwneud y broses gaffael ymddangos yn haws ac yn fwy cyffrous, wedi’i gomisiynu ac mae’r Cyngor hefyd wedi cynyddu’r nifer o ymgyrchoedd postio sy’n cael eu hanfon at fusnesau, er mwyn codi ymwybyddiaeth o’r contractau sydd ar gael.

O ganlyniad i’r ymdrechion hyn mae 100 o fusnesau lleol newydd wedi cofrestru gyda GwerthwchiGymru, ac mae’r Cyngor wedi cymryd camau eraill i wneud ei gontractau yn fwy hygyrch i FBaCh, megis rhannu contractau mawr yn ddarnau llai, sef y math o gontract y mae BBaCh yn fwy cymwys i dendro amdanynt.

Roedd sgyrsiau gyda busnesau lleol nid yn unig wedi adnabod rhwystrau i dendro ac ennill contractau, ond hefyd wedi galluogi’r Cyngor ddeall yn well y gadwyn gyflewni leol a’r bylchau yn y farchnad. Mae’r dealltwriaeth hon yn hanfodol os ydy’r Cyngor am gefnogi’r ardal leol gyda’i gwaith caffael; er enghraifft, o bosib, trwy gyfrwng polisi cadwyn gyflenwi neu gaffael rhagweithiol, er mwyn helpu ysgogi gweithgaredd yn y mannau hynny lle mae’r gadwyn gyflenwi’n wag.

Mae’r prosiect hefyd wedi helpu catalyddu ffyrdd newydd eraill o weithredu. Nid yw gwasanaeth caffael y Cyngor wedi’i ganoli, ac mae caffael wedi’i ddatganoli i’r gwahanol gyfarwyddiaethau. Ar hyn o bryd, nid oes unrhyw adrodd yn ȏl canolog ynghylch faint o’r arian sy’n cael ei wario yn lleol, ac mae hyn yn ei gwneud hi’n anodd mesur effaith llawn caffael y Cyngor ar FBaCh neu’r economi sylfaenol lleol yn gyffredinol. Yn yr achos hwn, diffyg data yw’r her. Mae prosiect y Gronfa Her wedi amlygu’r bwlch hwn, bwlch y mae’r Cyngor yn cydnabod fel cam cyntaf cadarnhaol yn y broses o’i oresgyn a’i unioni.

Pwynt pwysig yr hoffai Maddy gyfleu i eraill sy’n gwneud gwaith tebyg yw, yn syml, “camwch i’w ‘sgidiau nhw (BBaCh) ac ystyriwch eu profiadau”. Mae hi’n esbonio, “mae’n golygu llawer o wrando, trafod ac yna darganfod os allwch newid eich prosesau er lles ein gilydd. Dylai unrhyw un sydd am gynnal y math yma o brosiect drafod gyda chymaint o bobl â phosib”.

Caffael yw prif wariant y Cyngor, ac mae Maddy o’r farn bod y Gronfa Her wir wedi amlygu grym posibl y gwariant hwnnw i roi budd i’r economi sylfaenol. Mae wedi cynnig cipolwg newydd i’r Cyngor ynghylch ble i fynd nesaf, gan ail-strwythuro ei wasanaeth caffael, ei safoni a mesur faint o’r arian sy’n cael ei wario yn lleol mewn ffordd fwy manwl.

Yn y pen draw, mae’r Cyngor am gefnogi BBaCh i gyflawni sgiliau, swyddi – ac, yn aml, buddion eraill sy’n gysylltiedig ag economi gref. Mae hefyd am roi mwy o hyder ac ymwybyddiaeth i’r comisiynwyr i wario gan gadw’r ardal leol, a gwerth am arian, mewn golwg.

Cafodd yr astudiaeth achos hon ei chrynhoi gan Cynnal Cymru – Sustain Wales er mwyncefnogi cymuned ymarfer o brosiectau’r Gronfa Her sy’n rhannu dysgu a chydweithio.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

The Foundational Economy Challenge Fund supported innovative, experimental approaches to community wealth-building and resilient local economies.

Cefnogodd Cronfa Her Economi Sylfaenol dulliau arloesol ac arbrofol o adeiladu cyfoeth cymunedol ac economïau lleol cadarn.

related resources

Scroll to Top